De weg door financiële uitdagingen: Inzicht in Bijzonder Beheer

Voor 2023 lijkt het vervolg niet florissant en ook de prognoses voor de jaren daarna laten maar beperkte verbetering zien. Een gevolg hiervan is dat steeds meer instellingen te maken kunnen krijgen met de afdeling Bijzonder Beheer van hun bank. Wanneer is dit het geval? Wat betekent het voor de instelling en hoe kunnen zij hier op termijn weer uitkomen?

Wanneer raakt de afdeling Bijzonder Beheer betrokken?

Om te beginnen is het goed om stil te staan bij wat de afdeling Bijzonder Beheer nu precies is. Kort gezegd is het een afdeling van een bank die instellingen, organisaties en ondernemingen die structureel in financiële problemen zijn gekomen extra ondersteunt. Vaak bestaat de afdeling uit gespecialiseerde medewerkers die de rol als primair contactpersoon overnemen van de reguliere relatiemanager. Deze laatste blijft op de achtergrond meestal wel betrokken. In de meeste gevallen komt de betrokkenheid van Bijzonder Beheer niet volledig onverwacht, hoewel er vaak niet één moment is aan te wijzen dat een bank hiertoe besluit. Ook verschillen de criteria per bank.

Toch zijn er verschillende signalen dat de financiële positie van de instelling niet optimaal is, of verslechtert. Vroege signalen zijn dat het gerealiseerde resultaat in een jaar (sterk) negatief afwijkt van de prognose, dat er een waiver gevraagd moet worden omdat een van de bankconvenanten niet gehaald is, of dat er sprake is van een krappe liquiditeit. Afzonderlijk betekenen deze signalen nog niet dat een instelling op de drempel van Bijzonder Beheer staat - er kunnen immers goede redenen zijn waarom het resultaat een keer tegenvalt of de liquiditeit wat krapper is. Echter, wanneer meerdere signalen tegelijk optreden, of een meer structureel  karakter hebben, is dit vaak een teken voor de bank dat er dieperliggende oorzaken zijn. De bank kan extra ondersteuning dan noodzakelijk achten en Bijzonder Beheer inschakelen.

In uitzonderlijke gevallen, vaak door extreme externe ontwikkelingen, komt de verslechterde situatie voor zowel de organisatie als de bank onverwacht. Dit kan er voor zorgen dat het gevoel van urgentie en alertheid bij alle betrokken partijen nog wat extra aanwezig is.

Meer ondersteuning, meer controle

Wanneer de afdeling Bijzonder Beheer betrokken wordt betekent dit dat er meer ondersteuning maar ook meer controle vanuit de bank komt. Hoewel het beleid per bank verschilt, is het doel van de bank in principe om samen met de instelling ervoor te zorgen dat zij weer financieel gezond wordt. De bank is er niet bij gebaat wanneer de instelling in (grotere) financiële problemen komt, omdat de kans dat rente en aflossingen betaald kunnen worden dan afneemt. Een instelling ondersteunen naar een gezonde financiële situatie levert ook voor de bank op termijn een beter rendement op.

Belangrijk is om te bepalen hoe de instelling in de zorgelijke situatie terecht is gekomen en hoe zij daar weer uit kan komen. Het stopzetten of beperken van een krediet is daarbij een mogelijkheid, maar vaak niet de eerste stap. Vaak treft de bank een aantal maatregelen die de klant helpen om aan zijn financiële verplichtingen te blijven voldoen. Deze kunnen zowel kort- als langlopend zijn. Voorbeelden van kortlopende maatregelen zijn het tijdelijk opschorten van aflossingen en/of rentebetalingen. Voor de langere termijn kan een bank besluiten om de looptijd van de financiering te verlengen, waardoor de aflossingsdruk afneemt. Een proactieve houding van de instelling, al dan niet met de hulp van een adviseur, is daarom van belang. Het is voor de bank van belang weer vertrouwen te krijgen in de instelling. Een plan van aanpak, met een goede analyse van de oorzaak van de problemen, een helder inzicht in de financiële prestaties van de afgelopen jaren en degelijk onderbouwde prognoses zijn daarbij een goed startpunt.

Inzicht in de liquiditeitsontwikkeling

Hoewel de bank er is om haar klanten te helpen, heeft zij ook haar eigen financiële belang te beschermen. Dit betekent concreet dat de frequentie van de overleggen tussen bank en instelling verhoogd zal worden, maar ook dat de hoeveelheid en onderbouwing van de aangeleverde informatie zal stijgen, net als de frequentie van de rapportages. Voor een bank is grip op, en inzicht in de liquiditeitsontwikkeling van de instelling daarbij van groot belang, aangezien een gebrek aan liquide middelen op de korte termijn vaak de reden is dat een instelling failliet gaat.

Daarnaast zal zij vaak meer onderbouwing willen ontvangen met betrekking tot de verschillende kosten en de omzet, en daarnaast bijgewerkte overzichten van de zekerheden en de geplande investeringen. Ook zal de bank een scherpe monitoring van de convenanten eisen. Dit vergt niet alleen meer tijd van de organisatie, maar ook meer analytische inspanningen om tot de juiste onderbouwing van de cijfers te komen. Vaak betekent dit weer dat er meer afgestemd moet worden met interne stakeholders om het verhaal achter de cijfers te achterhalen of te begrijpen. Ook kan het betekenen dat de wijze waarop de interne informatievoorziening plaatsvindt - dus de gebruikte processen en systemen - kritisch bekeken moeten worden, om er zeker van te zijn dat er aan alle (verhoogde) rapportageverplichtingen voldaan kan worden.

Verhoogd risicoprofiel

Tot slot betekent de betrokkenheid van Bijzonder Beheer dat de bank het interne risicoprofiel van de instelling waarschijnlijk zal verhogen. En een hoger risico betekent vaak ook een hogere pricing. De meeste banken zullen niet ineens de prijs van de bestaande financiering verhogen, daarmee zouden ze immers de problemen bij de klant alleen maar verder vergroten, iets waar ook zij geen belang bij hebben. Het betekent echter wel dat toekomstige financiering niet alleen moeilijker verkregen kan worden maar bovendien dat deze duurder zal zijn. Ook zal de bank zeer kritisch kijken naar de bestaande kredietlijnen en waar mogelijk haar exposure op de tegenpartij willen verlagen. Dit kan betekenen dat er tijdelijk niet of minder gebruikgemaakt kan worden van de bestaande kredietfaciliteiten. Dit is tegelijkertijd een drukmiddel voor de banken om er voor te zorgen dat de instelling scherp monitort en stuurt.

Hoe keer je weer terug naar rustiger vaarwater?

Het belangrijkste is dat de bank weer vertrouwen krijgt in een stabiele en gezonde (financiële) toekomst. Het genoemde plan van aanpak is daarbij een belangrijke eerste stap, net als een proactieve houding. De bank moet het gevoel hebben dat de instelling zelf aan het roer staat en grip heeft op haar cijfers. Een bepaalde mate van voorspelbaarheid is belangrijk voor banken. Het tijdig aanleveren van de gevraagde informatie is dat ook.

Een plan van aanpak (of een goed onderbouwd en aangepast jaarplan) kan hierbij helpen. Het geeft de bank en de instelling houvast. De volgende stap is om uit te voeren wat er in het plan staat, waarbij het uiteindelijk cruciaal is dat de (financiële) projecties worden waargemaakt. Dit helpt het vertrouwen te herstellen. Maak daarom vooral realistische afspraken met de bank. Het is beter om stapsgewijs weer naar een gezonde liquiditeit en financiële ratio’s toe te werken dan de lat direct te hoog te leggen om vervolgens de afspraken niet na te kunnen komen.

Wanneer er duidelijke afspraken gemaakt worden, de instelling over een langere periode hieraan voldoet en de communicatie te allen tijde transparant en tijdig is, komt er een moment dat de bank weer voldoende vertrouwen heeft in haar klant en het niet langer nodig acht om deze extra in de gaten te houden. Dit is het moment dat de oude situatie met de reguliere relatiemanager als aanspreekpunt wordt hersteld.

Uiteindelijk is het voor geen enkele instelling leuk om met de afdeling Bijzonder Beheer te maken te krijgen, omdat de aanleiding vaak is dat de financiële situatie structureel is verslechterd. De extra aandacht van de bank kan echter ook positief uitpakken doordat het de instelling dwingt om nog scherper naar zichzelf te kijken. Wanneer dit ertoe leidt dat de instelling structurele verbeteringen weet door te voeren, is dit goed voor zowel de instelling als de bank.