Integrale projectorganisatie bij vastgoedinvesteringen in de zorg

Een inhaalslag van vastgoedinvesteringen in de ouderzorg is noodzakelijk en betaalbaar. Omdat je vastgoed zonder een goede zorgexploitatie niet gefinancierd krijgt, is een integrale benadering van zorg, vastgoed en financiering noodzakelijk. In dit artikel geven we vijf voordelen van een integraal projectteam en enkele best practices.  

Het belang van een geïntegreerde strategie

Uit recent onderzoek van Gupta Strategists naar de financiële positie van de ouderenzorg blijkt dat het investeringsvolume sinds 2019 is gedaald. Hierdoor kan de toegankelijkheid van zorg onder druk komen te staan. Het goede nieuws is dat de sector als geheel in beginsel voldoende financiële ruimte heeft om de investeringsopgave aan te pakken. Hier ligt dan ook een mooie kans om de investeringen te verhogen en zo de meest intensieve ouderenzorg toegankelijk te houden. 

Bij het inrichten van een projectorganisatie is het belangrijk om de disciplines zorg, vastgoed en financiën samen te brengen. Deze disciplines kennen een grote samenhang: zonder passend vastgoed is goede zorg moeilijk te realiseren, zonder efficiënte zorg geen positieve zorgexploitatie en zonder operationeel resultaat geen armslag voor vastgoed. En natuurlijk is een goede inschatting van de toekomstige zorgvraag het startpunt voor een goed bouwplan.  

Bovenstaand figuur maakt de wisselwerking tussen drie disciplines inzichtelijk. Een integrale projectorganisatie creëert inspraak van de zorg in de ontwikkeling van het vastgoed, waardoor goed rekening gehouden kan worden met de wensen van de zorg. Financiën stelt de kaders waarbinnen vastgoed ontwikkeld wordt en de zorg draagt met een positieve zorgexploitatie bij aan de financierbaarheid van het vastgoed. Wij zien vijf voordelen van een integrale projectorganisatie, die wij hieronder nader toelichten: 

1. Zorginhoudelijk onderbouwde financieringsaanvraag 
2. Parallelle werkstromen (en kortere doorlooptijd) 
3. Effectievere discussies 
4. Doorbreken spanningsvelden 
5. Gezamenlijke vastgoedkeuzes

1. Zorginhoudelijk onderbouwde financieringsaanvraag

Het startpunt van een financieringsstrategie is een analyse van de huidige leningenportefeuille, waarbij voornamelijk gebruik wordt gemaakt van financiële informatie. In het verhaal naar financiers is het echter belangrijk dat de (vastgoed) businesscase voldoende wordt onderbouwd vanuit de zorgvisie van de organisatie. Door meteen in een gezamenlijk projectteam te werken is de link met de zorg direct  gelegd.  

Best practice: Realistische zorgscenario’s. 

Een goed startpunt is de ontwikkeling van doordachte zorgscenario’s. Raam de benodigde capaciteit daarbij op realistische gronden en niet, zoals vaak gebeurt, door demografische lijnen door te trekken. Dit geeft over het algemeen een (veel) te hoge inschatting van de toekomstige capaciteit. Houdt rekening met veranderingen in de zorgvraag, lokale samenstelling van de bevolking én nieuw overheidsbe

2. Parallelle werkstromen (en kortere doorlooptijd) 

Nieuwbouw wordt traditioneel gerealiseerd in een treintje, waarbij eerst de zorgstrategie wordt uitgewerkt in een zorgvisie. Vervolgens verwerkt vastgoed dit in een Lange Termijn Huisvesting Plan (LTHP). Als laatste is het aan de afdeling financiën om (externe) financiering op te halen. Hierdoor kan het voorkomen dat later in het traject iets boven tafel komt, waardoor de initiële plannen moeten worden bijgesteld. Bij een integrale projectorganisatie lopen deze stappen parallel. Dat scheelt in onze ervaring al snel veel doorlooptijd  

Best practice: Bepalen financieringscapaciteit.  

De afdeling financiën kan al vroeg in het proces ondersteunen, door de investeringscapaciteit in de uitgangssituatie vast te stellen. Dit geeft kaders waarmee de afdeling vastgoed aan de slag kan en maakt duidelijk hoe lang de financiële polsstok van de organisatie is. Door eerder inzichtelijk te hebben welke maatregelen nodig zijn om een strategie te realiseren, kan de zorgafdeling hierop voorsorteren. Voor het berekenen van de investeringscapaciteit is het hebben van een gedegen meerjarenraming een randvoorwaarde. 

3. Effectievere discussies 

Het is aan de afdeling financiën om vastgoed te voorzien van rekenregels, die de basis zijn voor de businesscase. Daarbij creëert een integrale projectorganisatie gezamenlijk begrip en acceptatie voor de gehanteerde uitgangspunten, zoals de rekenrente, tariefkorting en indexaties. De afdeling financiën is voor het aanleveren van uitgangspunten afhankelijk van andere disciplines. Zo worden de (verwachte) bouwkosten doorgaans aangeleverd vanuit vastgoed en de personele bezetting vanuit de zorg. 

Best practice: Berekenen van normbedragen.  

Aan de hand van de gehanteerde uitgangspunten is het mogelijk om terug te redeneren hoeveel per cliënt uitgegeven kan worden. Door normbedragen per cliënttype te berekenen, is financiën bij het opstellen van de meerjarenbegroting minder afhankelijk van de (definitieve) investeringsraming die de vastgoedafdeling aanlevert. Ook creëert financiën hiermee duidelijke kaders, waar de vastgoedafdeling zich bij de ontwikkeling van vastgoed aan moet houden.

4. Doorbreken spanningsvelden  

Bij het realiseren van vastgoedinvesteringen ontstaan vaak dezelfde spanningsvelden. De vastgoedafdeling draagt een hoog ambitieniveau uit, waarvan de afdeling financiën aangeeft dat dit niet te betalen is. Met een geïntegreerd team, waarbij vanaf het begin volop aandacht is voor elkaars expertise gebieden, ontstaat meer begrip voor elkaar situatie en kan dit spanningsveld worden doorbroken. Dat draagt in onze ervaring bij aan snellere én betere besluitvorming.  

Best practice: Organiseren kennissessie 

Kennissessies zijn een belangrijk middel om overdracht van kennis te bevorderen. Kennissessies bieden kansen om nieuwe inzichten te verwerven, waardoor afdelingen zich beter in het perspectief van de ander kunnen verplaatsen. Daarnaast is het ook noodzakelijk dat iemand het overzicht houdt over de drie disciplines en deze bij elkaar kan brengen. Dit kan iemand binnen de eigen organisatie zijn of een externe projectmanager.

5. Gezamenlijke vastgoedkeuzes 

De afdeling financiën toets doorgaans of de verwachte financiële exploitatie binnen de financiële normen blijft die financiers doorgaans stellen. Als uit scenarioanalyses blijkt dat de investeringen niet haalbaar zijn, dan is bijstelling van de vastgoedambities nodig. Als berekeningen pas aan het einde worden uitgevoerd, ontstaan onrealistische verwachtingen over de haalbaarheid. Met een integraal projectteam worden gezamenlijk verschillende vastgoedopties opgesteld en wordt eerder nagedacht over realistische terugval scenario’s. 

Best practice: Onderbouwd beoordelen financiële impact 

Financiële en operationele kengetallen geven veel houvast om de koers te bepalen. Daarbij is het vaak de vraag wat een realistisch niveau is. Een startpunt is doorgaans de financiële convenanten die met banken zijn afgesproken, aangevuld met realisatiecijfers van andere zorginstellingen op basis van benchmarkstudies. Met de Gratis Zorganalyse krijg u in één oogopslag inzicht, hoe belangrijke financiële ratio’s zich verhouden, tot het sectorgemiddelde. Daarna is het belangrijk om aan de hand van deze ratio’s een ambitieniveau te bepalen en te kijken welke financiële remweg noodzakelijk is om aan normen te blijven voldoen. 

Conclusie 

Behoefte aan ondersteuning bij uw investeringsopgave? Zanders en Gupta Strategists hebben jarenlange ervaring met zorg, vastgoed en financieringsvraagstukken in de gezondheidszorg. Gezamenlijk hebben beide adviesbureaus een uitgebreid trackrecord opgebouwd op het gebied van verwachte capaciteitsontwikkeling, projectorganisatie en vastgoedfinanciering. Hiermee zetten we een efficiënt en effectief traject op. Neem hiervoor vrijblijvend contact op met Koen Reijnders (Zanders) of Jurre de Bruin (Gupta). 

Dit artikel is gezamenlijk tot stand gekomen met Gupta Strategists.