De Hartekamp Groep over een gedegen voorbereiding op een financieringstraject

De Hartekamp Groep, aanbieder van (complexe) gehandicaptenzorg, pakt het anders aan. Vastgoed en financiën zijn vanaf het begin van het traject met elkaar in gesprek.

Zanders sprak met Björn Leunk, Concern Controller bij de Hartekamp Groep, over de voorbereiding op een financieringstraject en de hulpmiddelen die hiervoor zijn gebruikt. Zijn ervaringen zijn goed toepasbaar voor andere zorginstellingen met een financieringsbehoefte in de komende jaren.

Gedegen voorbereiding begint bij de strategie

De nieuwbouw op het terrein van de Hartekamp Groep start pas over enkele jaren. Toch zijn er nu al stappen doorlopen om straks goed voorbereid het financieringstraject in te gaan.

Welke stappen hebben jullie voorafgaand aan het traject doorlopen?

De Hartekamp Groep is begonnen bij haar totale vastgoed en de vraag of zij haar terrein überhaupt wilde herontwikkelen. Startpunt was de strategische positionering: voor welke doelgroep willen we bouwen, en hoe verhoudt de organisatie zich tot de steeds complexere zorgvraag in de regio? Voorafgaand aan de planvorming zijn er niet alleen interne, maar juist ook externe gesprekken gevoerd om op te halen wat er leeft. Daarbij kan worden gedacht aan ouders, cliëntvertegenwoordigingsraden en omwonenden.

Welke rol speelde het strategische huisvestingsplan?

In het strategische huisvestingsplan zijn een indicatief aantal cliënten en een doelgroep geformuleerd en is nagedacht over schaalvoordelen en over welke capaciteit op het terrein hoort en welke in de wijk. Er is nadrukkelijk gekozen om nieuwbouw op eigen terreinen te realiseren. Daarna werden de plannen steeds concreter, waarbij is gekeken naar bestaande concepten bij collega-instellingen en is geredeneerd vanuit de functiebehoefte voor dagbesteding en behandeling.

Hoe hebben jullie bepaald wat financieel verantwoord is om te bouwen?

Het kostenplaatje van de investeringen liep steeds verder op vanwege stijgende bouwkosten en wensen vanuit bewoners en het zorgconcept. Vanuit de genormaliseerde huisvestingscomponent (nhc) heeft de Hartekamp Groep gekeken wat vanuit de vergoeding nieuw gebouwd zou mogen worden, om op een positief vastgoedresultaat uit te komen. Deze berekening heeft de Hartekamp Groep in nauwe samenwerking met Zanders gemaakt. Vervolgens zijn de uitgangspunten vastgesteld waar de nieuwbouwopgave aan moet voldoen. Door deze vast te laten stellen door verschillende gremia, ontstaat een gemeenschappelijk gedragen document.

De meerjarenraming als onderligger voor besluitvorming

De Hartekamp Groep heeft vroeg in het traject haar meerjarenraming (MJR) geactualiseerd in het model van Zanders. Met dit model wordt de impact van beleidskeuzes direct zichtbaar. De raming vormt bovendien de basis voor de scenario's die richting financiers worden gebruikt.

Hoe helpt de meerjarenraming bij de voorbereiding, en welke risico's en scenario's hebben jullie doorgerekend?

In een strategiesessie zijn vijf risico's geïdentificeerd die voor de Hartekamp Groep materieel zijn. Dit is verwerkt in een 'donkere wolken'-overzicht. Door vroeg in het traject het MJR-model te actualiseren, heeft de Hartekamp Groep geholpen met:

1. Het geeft beter zicht op de toekomst dan de begroting. Door naast de exploitatie, ook naar de balans te kijken, zie je beter wat het effect is van investeringen op de financiële ratio's.

2. Het maakt direct inzichtelijk of strategische beleidskeuzes financieel haalbaar zijn doordat in het model gemakkelijk verschillende uitgangspunten gestrest kunnen worden.

3. Het maakt het makkelijker scenario's door te rekenen. De doorgerekende scenario's lopen uiteen van timing van investeringen en onzekere verkopen tot een ander investeringsprogramma, productie-effecten, de verhouding tussen vast en flexibel personeel (PIL versus PNIL), stijgende rente- en bouwkosten, productie en bezetting, en tariefverlagingen.

Wat was de meest verrassende uitkomst?

De stijging van de rentekosten deed maar beperkt iets met de uitkomsten, maar de bouwkosten hadden juist een groot effect. Tijdens de coronaperiode zagen we de kosten van isolatiematerialen in één keer fors stijgen. Deze stijging van de investeringskosten raakte de financierbaarheid van de plannen erg hard. Daarnaast lijkt een tariefkorting initieel een beperkt effect te hebben, maar als deze structureel doorwerkt, doet dit gezamenlijk met forse investeringen veel pijn.

Daarnaast hebben we ook een stressscenario in het MJR-model doorgerekend waarin verschillende effecten samenkwamen. Dit is niet alleen een interne oefening, maar helpt ook om financiers mee te nemen in de vraag hoe robuust de plannen zijn. Het is echter belangrijk dat deze stressscenario's intern geen eigen leven gaan leiden. Als het volgens plan gaat komt dit scenario in de praktijk niet uit, waarbij het voornamelijk van belang is dat tijdig bijgestuurd kan worden.

Wat hebben jullie met de uitkomsten van de scenario's gedaan?

De doorgerekende scenario's in het MJR-model hebben de Hartekamp Groep in staat gesteld de discussie te voeren. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de additionele eis dat zowel het vastgoed- als het zorgresultaat minimaal positief dienen te zijn. Doordat er hard is gewerkt aan de zorgkant, kent de organisatie inmiddels een sluitende zorgexploitatie. Dat is een belangrijke voorwaarde om gezond een financieringstraject in te gaan, omdat financiers daar uiteindelijk naar kijken.

Hoe houden jullie de meerjarenraming actueel nu het traject loopt, zonder een bewegend doel na te jagen?

De meerjarenraming is nu een vast moment in de P&C-cyclus van de Hartekamp Groep: twee keer per jaar wordt ze doorgerekend, rond mei en rond september, van concept naar definitieve versie. In de zomerperiode is er een integrale sessie met de directeuren zorg over cliëntpopulatie en productie en met de directeur huisvesting over de panden en nieuwbouwplannen. De input van deze sessie wordt verzameld en verwerkt, waarna de raming integraal met de raad van bestuur wordt besproken en ter goedkeuring naar de raad van toezicht gaat.

De coördinatie van het MJR-model ligt nadrukkelijk bij concern control. Zo wordt voorkomen dat elke tussentijdse ontwikkeling het model in beweging brengt; alleen materiële ontwikkelingen komen op vaste momenten terug.

Tip van Björn: Ga niet zelf in Excel knutselen, maar neem een gevalideerd model van een externe partij als Zanders. Een eigen model is foutgevoelig met vaak sterke focus op bepaalde onderdelen. Een gevalideerd model straalt richting de raad van bestuur vertrouwen uit over de cijfers en biedt bovendien een achtervang om op terug te vallen wanneer iets niet werkt zoals bedoeld.

De samenwerking tussen vastgoed en financiën

Gedurende een investeringstraject zijn vastgoed en financiën doorgaans twee losse sporen die sterk met elkaar samenhangen. Elke fase van het traject bevat momenten waarop de afdeling financiën de financierbaarheid van de plannen van vastgoed moet beoordelen.

Hoe verloopt de samenwerking tussen vastgoed en financiën, en waar zat het grootste spanningsveld?

De belangen tussen vastgoed en financiën zijn in de kern hetzelfde: iedereen wil mooie en passende huisvesting. Maar er zijn wezenlijk andere aandachtspunten. Bij de Hartekamp Groep waren er verschillen van inzicht over wat er financieel haalbaar is en welk deel van de investering uit eigen middelen bekostigd kon worden.

Met een startnotitie ter voorbereiding op het financieringstraject zijn de uitgangspunten vastgelegd. Hiermee heeft de Hartekamp Groep een naslagdocument waarop ze later kunnen teruggrijpen wanneer de vraag opkomt waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Binnen de raad van bestuur is de startnotitie als prettig ervaren, omdat hierin veel basisinformatie staat die waardevol is voor het resterende traject.

Welke rol spelen de raad van bestuur en de raad van toezicht, en op welke momenten worden zij meegenomen?

Elke twee maanden staat de financiële commissie van de raad van toezicht gepland, waarvan het eerste uur volledig op de nieuwbouw is gericht. Financiering staat daar als vast onderwerp op de agenda. Met de raad van bestuur is er maandelijks een stuurgroep waarin de herontwikkeling vanuit zowel vastgoed als financiën wordt belicht. En via de treasurycommissie deelt de Hartekamp Groep proactief stukken en aanvullende thema's.

Concern control kiest daarbij nadrukkelijk voor een adviserende rol. Naast het verschaffen van informatie legt zij vraagstukken voor en komt zij met gevraagd én ongevraagd advies. Een voorbeeld daarvan is de benodigde omvang van de liquiditeitsbuffer, waarover een voorstel is neergelegd bij de raad van bestuur, die vervolgens een keuze maakt. Deze proactieve houding wordt zeer gewaardeerd.

Wat zou je andere zorginstellingen meegeven die de komende jaren een financieringsbehoefte ontwikkelen?

Björn zou andere zorginstellingen drie dingen willen meegeven:

• Kijk kritisch hoe treasury intern is belegd: hoe ga je om met de relevante commissies, en wie is verantwoordelijk voor treasury binnen de organisatie?

• Laat control proactief een meerjarenraming doorrekenen. Plan elk jaar een vast moment om deze met de raad van bestuur te bespreken. Zo ontstaat voorafgaand aan een financieringstraject begrip voor relevante financiële ratio's, zoals de DSCR en de net-debt/EBITDA.

• Voeg verdiepende thema's toe aan de reguliere financiële rapportage, zodat het begrip van de financieringsbehoefte binnen de organisatie groeit. Denk bijvoorbeeld aan de omvang van de te hanteren liquiditeitsbuffer, of de werking van de meerjarenraming.

De Hartekamp Groep en Zanders geloven in samenwerking binnen de zorg. Juist in deze sector helpt het als instellingen kennis delen en van elkaar leren, in plaats van ieder afzonderlijk het wiel opnieuw uit te vinden. De Hartekamp Groep staat dan ook graag open voor collega-instellingen die naar aanleiding van dit artikel vragen hebben of willen sparren over bepaalde onderwerpen.

Neem daarvoor gerust contact op met Björn Leunk van de Hartekamp Groep of Jelmer Dioncre van Zanders.