De wereldwijde treasurytransformatie van Sony

Een van de belangrijkste resultaten van dit project is de automatisering van het FX-trading-proces. De FX-dealers van Sony kunnen nu binnen een paar minuten efficiënt en effectief een groot aantal FX-deals met banken verhandelen door SAP S/4HANA Treasury en SAP TPI (Trading Platform Integration) automatisch te verbinden met het 360T Trading-platform.

Kracht van creativiteit en technologie

Sony streeft ernaar haar doel te bereiken om “de wereld door middel van de kracht van creativiteit en technologie met emotie te vullen”, vanuit haar zakelijke richtlijn om “dichter bij de mensen te komen”. Om verder te evolueren en verder te groeien, streeft Sony ernaar om innovatieve producten en inhoud vol emotionele ervaringen te bieden om het leven van mensen door middel van de kracht van technologie te verrijken. Dit doet het bedrijf vanuit zes bedrijfssegmenten, bestaande uit Game & Network Services, Music, Pictures, Electronics Products & Solutions, Imaging & Sensing Solutions en Financial Services.

Nieuwe technologieën maakten het voor Sony Group mogelijk om de wereldwijde treasuryplatforms te verbeteren, zoals Payment-On-Behalf Of (POBO), Zero Balance Accounts (ZBA)-sweeping en interne niet-contante betalingen, interne FX- en kredietmarktdeals die via In-House-Cash-accounts worden afgehandeld.

Om het FX-indekkingsproces te verbeteren, introduceerde Sony geavanceerde technologieën zoals SAP S/4HANA Treasury, SAP’s TPI die automatisch verbinding maken met het 360T Trading-platform, om de end-to-end automatisering van het FX-handelsproces te bereiken. Om de bankconnectiviteit te verbeteren, heeft Sony de meest geavanceerde generatie banktechnologieën, zoals SWIFT for Corporates en ISO 20022-normen, gebruikt om soepel verbinding te kunnen maken met banken wereldwijd voor betalingsverzoeken en bankafschriften via het SWIFT-netwerk, waardoor de cashmanagementteams van Sony tijdig inzicht kunnen krijgen in de nieuwste status van de kaspositie, zelfs wanneer de werknemers gedwongen thuiswerken vanwege de lockdown.

Daarnaast heeft Sony SAP In-House-Cash (IHC) geïmplementeerd voor haar treasurycentra als In-House-Banks om Sony-dochterondernemingen in elke regio te ondersteunen.

Sony op weg naar wereldwijde treasury-transformatie

Sony Group levert al langere tijd indrukwekkende inspanningen op het gebied van finance en treasury. Sinds 2000 is Sony Global Treasury Services Plc (SGTS UK) actief in het Verenigd Koninkrijk als een wereldwijd treasurycentrum voor Sony Group. SGTS UK biedt POBO-, ZBA-sweeping-, interne niet-contante betalingen, interne FX- en MM-deals die via interne accounts worden afgehandeld voor bedrijven uit de Sony Group op basis van een intern treasurysysteem dat is ontwikkeld door het Sony IS-team. Cash- en FX-risicomanagement zijn gecentraliseerd in SGTS UK.

Naarmate de activiteiten van Sony wereldwijd in verschillende bedrijfssegmenten toenamen, was het noodzakelijk en rationeel om fondsen en valutarisico’s te centraliseren in SGTS UK. Vóór 1999 beheerde elk regionaal treasurycentrum het FX- en cashmanagement individueel en was het centraliseren in SGTS UK dus een aanzienlijke verbetering. SGTS UK werd wereldwijd beschouwd als een van de meest geavanceerde in-house banken in zijn soort.

In 2016 heeft SGTS UK cashmanagementfuncties voor bedrijven uit de groep in de VS overgedragen aan de Sony Capital Corporation (SCC), om de toegang tot de Amerikaanse kapitaalmarkt te versterken en de flexibiliteit te vergroten voor eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving in de VS.

Besluit om te transformeren

In oktober 2017 startte Sony een project om zijn wereldwijde treasurymanagementstructuren opnieuw op te bouwen. In december 2017, na een RfP-proces onder de op de shortlist vermelde SAP-consultants, besloot Sony dat Zanders de beste SAP Treasury-expert zou zijn voor advies en ondersteuning in dit project. Samen met Zanders koos Sony op basis van een ‘Fit & Gap’-analyse voor SAP S/4HANA Treasury. In mei 2018 besloot Sony het METRO-project officieel te starten.

Hiroyuki Ishiguro, General Manager van Sony Group Corporation HQ Finance (‘SGC HQ Fin’) legt uit: “We hebben besloten om in de wereldwijde treasury-activiteiten van Sony met DX te beginnen, rekening houdend met meer gediversifieerde bedrijfssegmenten in de Sony Group, snelle veranderingen in corporate treasury- en bankactiviteiten in elke regio, innovaties van financiële technologieën en beperkingen van legacy treasury-systemen die bedrijven uit de Sony Group niet zo effectief konden ondersteunen, vooral in de VS en Japan. We zijn afgeweken van één wereldwijd treasurycentrum-model en getransformeerd naar drie voorname treasurycentrum-modellen door het standaardiseren, vereenvoudigen en automatiseren van treasury-activiteiten in alle treasurycentra.”

De heer Ishiguro diende als projecteigenaar, leidde het projectmanagementteam en werkte samen met de projectleden uit acht andere landen. Bij de introductie van het METRO-project heeft Sony Group een treasurymanagementsysteem (TMS) gebouwd dat alle segmenten van het bedrijfsdomein van Sony Group ondersteunt, met uitzondering van het finance-segment, en treasuryservices levert aan bijna 350 bedrijven uit de Sony Group wereldwijd.

Technologierisico’s

Omdat ze met oude programmeertalen waren ontwikkeld en al sinds 2000 in gebruik waren, kregen de legacy-in-house-systemen te maken met technologierisico’s.

De heer Ishiguro zegt hierover: “In de projectplanningsfase was het een uitdaging om het belang van het METRO-project en de IT-investeringen voor het TMS te rechtvaardigen. Technologierisico’s vormden een reden om de planningsfase te starten voor de opstart van het METRO-project. Onze vorige legacy-treasurysystemen waren in-house systemen die lang geleden zijn ontwikkeld. De technologierisico’s zouden eind december 2020 een reëel risico gaan vormen, dus we moesten dringend actie ondernemen om de bestaande legacy-systemen om te vormen tot een nieuw TMS. We hadden een zeer solide en stabiel TMS nodig voor het cashmanagement en FX-risicomanagement voor onze wereldwijde activiteiten. Dit betekende IT-investeringen op grote schaal.”

De keuze voor SAP en Zanders

Sony besloot voor SAP S/4HANA Treasury te kiezen, omdat dat systeem het beste aansloot op de eisen van Sony op basis van de FIT & GAP-analyse.

Takehiro Yagi, Senior Project Manager van SGC HQ Fin, legt uit waarom: “We hebben een fit-gap-analyse uitgevoerd op verschillende opties, waaronder treasury-systemen van het ERP-type – zoals SAP – een treasury-gespecialiseerd TMS en een in-house ontwikkeling. Zanders gaf ons bij de fit-gap-analyse veel waardevolle inzichten in elk type TMS. Op basis daarvan werd SAP S/4HANA Treasury gekozen als de beste keuze voor de treasury van Sony. SAP S/4HANA Treasury zou het beste aansluiten op de meeste van onze eisen om de wereldwijde treasuryservices te dekken in het model met meerdere treasurycentra. SAP beschikt over de flexibiliteit om aan de unieke eisen van Sony te voldoen met aangepaste verbeteringen. Bovendien zou SAP S/4HANA Treasury effectief kunnen integreren in boekhoudsystemen, omdat veel bedrijven uit Sony Group als boekhoudplatform SAP gebruiken.”

De belangrijkste voorwaarde was om voor SAP Treasury-experts te kiezen die over diepgaande kennis en brede ervaring beschikken op het gebied van wereldwijde implementatie van SAP S/4HANA Treasury voor zowel TRM- als IHC-modules voor regionale treasurycentra. Zanders won het RfP-proces uit een shortlist van wereldberoemde SAP-partnerbedrijven. Zo besloot Sony voor Zanders als SAP-implementatiepartner te kiezen.

Sony kampte met een ernstig tekort aan SAP Treasury-experts. In feite vormde het gebrek aan SAP-experts een van de grootste uitdagingen voor het METRO-project. Het veroorzaakte aanzienlijke vertragingen ten opzichte van het oorspronkelijke hoofdschema en het veroorzaakte kwaliteitsproblemen door het gebrek aan kennis en expertise op het gebied van SAP Treasury. De nauwe samenwerking tussen Sony en Zanders bleek een belangrijke succesfactor van het METRO-project.

De heer Ishiguro licht het toe: “Vanaf 2017 waren slechts weinig experts in Japan beschikbaar die SAP Treasury-gerelateerde modules konden ontwikkelen binnen wereldwijde implementatieprojecten. We evalueerden verschillende wereldwijde adviesbureaus en analyseerden hun voorstellen en overwogen of ze zouden kunnen leveren wat we wilden bereiken. In veel gevallen beperkten hun voorstellen zich echter tot een algemene actualisering. Zanders begreep onze treasuryvereisten in elk belangrijk operatiegebied volledig en deed passende en concrete voorstellen.”

Wereldwijde SAP-implementatie in twee fasen

Daarna startte het project met de planningsfase. Takaaki Miura, Finance Manager bij SGC HQ Fin, legt uit: “Om officiële goedkeuring te krijgen, ontwikkelden we uitgebreide projectplannen. Om de impact op bedrijven uit de Sony Group bij de ‘go-live’ tot een minimum te beperken, hebben we besloten SAP Treasury in twee fasen te implementeren, zoals aanbevolen door Zanders. We legden eerst ons projectplan uit en bouwden een goede consensus op tussen de belangrijkste belanghebbenden binnen het hoofdkantoor van de Sony Group. Return on Investment was de belangrijkste factor bij de besprekingen met het management van Sony. Het METRO-project kreeg in mei 2018 officiële goedkeuring van het management van Sony.”

In februari 2020 werd de SAP IHC-module wereldwijd in de Sony Group geïmplementeerd als Fase 1. De TRM-module werd in augustus 2020 wereldwijd geïmplementeerd als Fase 2. Om de gebruikersvereisten af te ronden, kwamen alle belangrijke leden van over de hele wereld in Tokio bijeen om face-to-face te discussiëren. Het projectteam bezocht ook de Sony-teams in India om de zakelijke vereisten te bespreken en kritieke problemen effectief in Fase 1 op te lossen. Om de gebruikersacceptatietests in gang te zetten, bezocht het projectteam elk kantoor van de treasurycentra voor diepgaande besprekingen en gebruikerstrainingen, ook in Fase 1.

De heer Ishiguro legt uit: “De go-live van Fase 1 vond vlak voor de COVID-19-pandemie plaats. Tot aan de implementatie van Fase 1 konden we al het werk doen door middel van face-to-face bijeenkomsten in Tokio, Nederland, de VS, het VK of India. We hebben dus onze ervaringen verzameld door de face-to-face-implementatie van Fase 1. Het COVID-19-virus verspreidde zich over de hele wereld en had aanzienlijke invloed op Fase 2 van METRO-project. Het was voor ons een moeilijke tijd om alle voorbereidende activiteiten op afstand te moeten voortzetten. Maar door optimaal gebruik te maken van onze uitgebreide implementatie-ervaringen uit Fase 1, konden we met succes doorgaan met alle activiteiten voor Fase 2, zelfs op afstand.”

Geavanceerdere treasury-activiteiten

Het Treasury-team van Sony kijkt nu tevreden terug op het project. De heer Yagi vertelt waarom: “Nu hebben we inzicht in de wereldwijde treasury-activiteiten in alle regio’s, wat een echte verbetering is. Het TMS werd geïmplementeerd als ons wereldwijde treasuryplatform met geavanceerde technologieën, dat sterk verbeterd was ten opzichte van de vorige legacy-in-house-treasurysystemen. Onze projectleden hebben tijdens het project enorm veel inzichten verkregen en ervaringen opgedaan door de nauwe samenwerking met het Zanders-team, alle partnerbanken, onze IT-teams en alle treasurers. Dat bleek een belangrijke bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van onze HR, die DX-projecten op financieel en treasurygebied wereldwijd kunnen promoten, hetgeen in de toekomst nodig zal blijven.”

De heer Ishiguro is het daarmee eens: “Het is erg belangrijk, voor zowel treasurers als IT’ers, om nauw samen te werken. Voor jonge en mid-career-medewerkers is het daarnaast erg belangrijk om mogelijkheden te krijgen om goede trainingen te volgen en praktijkervaring op te doen door directe en actieve deelname aan projecttaken.”

De heer Miura voegt eraan toe: “Een van de voordelen van het implementeren van METRO is dat we straight-through-processing (STP) kunnen uitvoeren in het FX-trading-proces. Voorheen was er voor dezelfde deal veel handmatige invoer nodig om hier en daar een FX-transactie met een bank uit te voeren. Nu kunnen FX-dealers FX-deals uitvoeren met banken die op een volledig geautomatiseerde manier effectief de beste prijs hebben opgegeven. We ervaren die verbeteringen elke dag.”

De heer Yagi is het daarmee eens: “Onze nieuwe SAP S/4HANA Treasury is veel geavanceerder dan onze vorige legacy-treasurysystemen. SAP is sneller, transparanter en veel effectiever en efficiënter ontworpen, en daarnaast bij verschillende bewerkingen volledig geautomatiseerd. Onze vorige toepassing had geen betaalfunctionaliteiten, waardoor we betalingen apart en handmatig moesten invoeren in een afzonderlijk elektronisch banksysteem. SAP voert betalingen automatisch uit, met een tijdige statusupdate van betalingsbestanden. We hebben minder problemen of fouten in METRO, alle bewerkingen worden op een transparante manier uitgevoerd, wat fraude en andere risico’s voorkomt. Het treasurysysteem maakt het mogelijk om financiële informatie snel aan het management van Sony, de externe accountant of investeerders te verstrekken.”

De heer Ishiguro: “Na de implementatie van SAP Treasury genieten we van de voordelen van gestandaardiseerde treasury-activiteiten in regionale treasurycentra. De belangrijkste drie treasurycentra – in Japan, de VS en het VK – hebben hetzelfde treasuryplatform gebruikt en werken vanuit verschillende perspectieven zeer goed en stabiel.”

Een uniek project

Afgezien van de pandemiebeperkingen maakten verschillende elementen dit project uniek. Ten eerste was het METRO-project het eerste wereldwijde IT-systeemimplementatieproject waarbij alle bedrijfssegmenten (op het segment Financial Services na) van de Sony Group betrokken waren. Het project was uniek omdat zowel Fase 1 als Fase 2 live gingen in een wereldwijde ‘big-bang go-live’-aanpak.

Ten tweede is het uniek, omdat het een wereldwijd treasurytransformatieproject was met projectleden uit acht landen. De treasuryteams bevonden zich in Tokio, Singapore, Maleisië, het VK, Polen en de VS. De IT-teams bevonden zich in Bangalore (India) en het Zanders-team werkte hoofdzakelijk vanuit Nederland. Als gevolg hiervan hebben de leden van verschillende nationaliteiten een echt wereldwijde projectstructuur opgezet waarbij elk projectlid de leiding had over taken in de verschillende landen.
Laura Koekkoek, partner bij Zanders: “Die wereldwijde aanpak van dit project, waarbij alle regio’s en hun mensen werden gecombineerd, was uniek. En de hele samenwerking tussen de verschillende regio’s was echt geslaagd.”

Zanders-partner Judith van Paassen vult haar aan: “De oude systemen hadden de aspiraties van best practice-processen al in zich, maar bevatten technologierisico’s. Het is een grote prestatie dat er nu een systeem is waarmee alle processen volledig gecentraliseerd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd zijn.”

De heer Ishiguro: “Ik herinner me dat we bij al onze besprekingen met Zanders zeer nuttige informatie ontvingen over belangrijke items, soms om aan het senior management van Sony te verstrekken, of soms om kritieke problemen op te lossen met een redelijke en solide oplossing, zodat we het project konden voortzetten met diepgaande inzichten van SAP-treasury-experts.”

Volgende stappen

Vanuit de nieuwe stabiele treasurybasis is de Treasury van Sony nu klaar voor verdere stappen voor de toekomst. In 2021 wordt het systeem uitgerold naar de Sony Group Corporation in Tokio.

De heer Ishiguro tot slot: “SAP S/4HANA Treasury bleek voor ons een zeer goede TMS-toepassing te zijn. We willen DX verder promoten, met nauwe samenwerking tussen onze eigen treasurers in elk treasurycentrum en onze eigen SAP IT-leden, gebruikmakend van onze ervaringen die zijn opgedaan bij het METRO-project en in overeenstemming met de missie van de Sony Group Corporation, om ’de evolutie van bedrijven te leiden en te ondersteunen door middel van mensen en technologie’.”