De stap terug die ASICS’ Treasury in een ‘Corpore Sano’ veranderde

Daaruit volgde het besluit om een nieuwe bedrijfscode op te stellen waarmee de treasury-activiteiten van ASICS Europe werden gescheiden van de commerciële activiteiten. Afgezien van voordelen bracht dit ook nieuwe uitdagingen met zich mee.

ASICS is een afkorting voor ‘Anima Sana In Corpore Sano’, vrij vertaald ‘een gezonde geest in een gezond lichaam’. Het Japanse bedrijf werd in 1949 opgericht door Kihachiro Onitsuka. Hij vond dat de Japanse jeugd, die de Tweede Wereldoorlog had meegemaakt, bezig was te ontsporen en te weinig bezigheden had. Onitsuka wilde het gezonde leven terugbrengen en jongeren weer aan het sporten krijgen. Dat vroeg om goede sportkleding. En dus besloot hij basketbalschoenen te produceren onder de naam Onitsuka Tiger.

Inventief dankzij octopus

Onitsuka streefde naar perfectie en innovatie. Een van de anekdotes over het ontstaan van de ASICS-basketbalschoenen is dat hij op een inventief idee kwam toen hij octopussalade uit een kom at. Tijdens het eten bleef een van de poten van het dier aan de zijkant van de kom plakken. Toen Onitsuka zich realiseerde dat dit kwam door de zuignappen van het dier, besloot hij om ook basketbalschoenen te gaan ontwerpen met kleine zuignapjes op de zool voor meer grip. Het bleek een revolutionair idee te zijn.

Een ander opmerkelijk feit is dat Nike-oprichter Phil Knight zijn carrière begon bij ASICS. Toen Knight in 1963 het kantoor van Onitsuka Tiger bezocht, was hij onder de indruk van de inventieve sportschoenen en vroeg Onitsuka of hij hun verkoopagent in de VS mocht worden. Na een paar jaar voor ASICS te hebben gewerkt, besloot Knight zijn eigen sportmerk te beginnen.

De tigerstrepen veroveren de wereld

In de jaren na oprichting, breidde het aantal sportartikelen van Onitsuka uit tot een verscheidenheid van Olympische stijlen, die gebruikt werden door atleten over de hele wereld. De gekruiste strepen die alle ASICS-schoenen nu op de zijkant afgebeeld hebben staan, werd voor het eerst geïntroduceerd in 1966 tijdens de trials voor de Olympische Zomerspelen van 1968 in Mexico City. Vechtkunstenaar Bruce Lee was de eerste internationale beroemdheid die dit ontwerp populariteit bracht. In 1977 fuseerde Onitsuka Tiger met GTO en JELENK tot ASICS Corporation. Ondanks de naamsverandering heeft ASICS nog altijd een assortiment van vintage schoenen die wereldwijd worden verkocht onder het Onitsuka Tiger-label.

Bruce Lee was de eerste internationale beroemdheid die het ontwerp met de gekruisde strepen populariteit bracht

In 1977 opende ASICS het eerste kleine Europese kantoor in Düsseldorf, in de garage van de woning van een verkoopvertegenwoordiger. Deze Duitse stad had een relatief grote Japanse gemeenschap en een centrale ligging in Europa. In 1995 verhuisde ASICS Europa, Midden-Oosten en Afrika (ASICS EMEA) naar een nieuw hoofdkantoor in Nederland, van waaruit meer filialen werden opgericht en het ASICS-netwerk verder werd uitgebreid. Het bedrijf bouwde en huurde verschillende grote distributiecentra in Europa. Daarnaast werden de verkoopkanalen verbreed, van de traditionele groothandel naar eigen outletwinkels, gevolgd door een flagshipstore en e-commerce. Inmiddels verkoopt het merk al zijn artikelen via omnichannel.

De implementatie van SAP-modules

Om zijn treasuryfunctie verder te optimaliseren, besloot ASICS Europe in 2017 om de treasurymanagement-functionaliteit van SAP te implementeren. “Toen begon onze samenwerking met Zanders”, vertelt Eugene Tjemkes, Senior Operational Excellence Manager Finance. “De eerste implementatie van het SAP-systeem betrof communicatie met de bank via het SWIFT-platform, een in-house cash-systeem met allerlei automatische boekingen waarbij Treasury optreedt als payment factory – ook namens de dochterondernemingen.”

Het Japanse hoofdkantoor koos voor min of meer dezelfde treasury-oplossing als die van de EMEA-landen. “De andere regio’s kozen niet voor deze oplossing – omdat ze ofwel klein zijn, het regio’s zijn met één land, zoals Australië, of vreemde valuta er een minder grote rol spelen, zoals in de VS. In Europa zijn we daarentegen dagelijks bezig met valutatransacties en hedging.”

Treasury als afzonderlijk bedrijf

Naast de SAP Treasury and Risk Management (TRM)-module, implementeerde ASICS Europe in 2017 ook SAP Cash Management (CM), SAP In-House Cash (IHC) en de SAP Bank Communication Manager (BCM). Hiermee kwam de beslissing om een nieuwe bedrijfscode op te stellen die de treasuryfunctionaliteit van ASICS Europe BV (AEB) zou scheiden van de commerciële activiteiten, aangezien AEB volgens de fiscale regels alleen in Europa diensten mocht verlenen en zaken mocht doen. Bovendien zorgde de nieuwe bedrijfscode, AEB Treasury, voor een wereldwijd bereik en voor kostenbesparingen en standaardisatie vanwege de voorziene treasury-activiteiten in de EMEA-regio, Japan en Noord- en Zuid-Amerika.

“AEB Treasury werd een apart bedrijf in SAP, hoewel het geen juridisch gescheiden entiteit was”

Tjemkes licht het toe: “Als juridisch onderdeel van AEB was het voor Treasury niet mogelijk om iets te doen voor ASICS US of ASICS Asia. Door onze treasuryfunctionaliteit in een aparte juridische entiteit onder te brengen, zou het mogelijk worden om ook buiten de EMEA-regio treasury-activiteiten te ontplooien. Daarom waren er plannen om de treasuryfunctionaliteit los te koppelen van de bestaande bedrijfsstructuur en er een wereldwijde dochteronderneming van het Japanse hoofdkantoor van te maken. Vanuit die visie, dat de treasuryfunctionaliteit in een aparte juridische entiteit zou worden ondergebracht, zijn we in 2017 gestart met de implementatie van ons treasurysysteem. Het systeem werd dienovereenkomstig ingericht; AEB Treasury werd een apart bedrijf in SAP, hoewel het geen juridisch gescheiden entiteit was.”

Treasury-activiteiten terug onder AEB

Het plan om de entiteiten in andere regio’s te bedienen met een vanuit Europa opererende interne bank verliep echter niet zoals gepland. In plaats daarvan werden verschillende ASICS-regio’s ondersteund met een lokale oplossing. De splitsing in twee bedrijfscodes werd daarmee irrelevant.

Tjemkes: “Door de gescheiden treasuryfunctionaliteit moest Accounting de rapportages consolideren om ze in één financieel overzicht te krijgen. Na een paar jaar SAP TRM, CM, IHC en BCM te hebben gebruikt, ontdekten we dat een juridische entiteit die in twee verschillende bedrijfscodes werd beheerd, tijdrovend bleek te zijn bij het uitvoeren van onze dagelijkse processen. Aanvankelijk was het plan om dit tijdelijk te doen, met het idee dat Treasury een aparte entiteit zou worden. Maar helaas werd dit plan uiteindelijk niet overgenomen door het hoofdkantoor – vanuit hun perspectief waren de voordelen niet zo groot.”

Daardoor bleef AEB zitten met de kunstmatige situatie dat er nog steeds twee bedrijfscodes waren, waarbij het te maken had met allerlei valuta’s, verschillende balansposten en problemen met de herverdelingsresultaten. “Dat heeft ons uiteindelijk doen besluiten om die kunstmatige scheiding van bedrijfscodes op te heffen en de treasury-activiteiten weer bij AEB onder te brengen. En dat betekende ook een aanpassing in ons TMS. We vroegen Zanders om ons bij dat project te ondersteunen.”

De oplossing

Om de tekortkomingen van de kunstmatige scheiding op te lossen, stelde Zanders verschillende alternatieven voor. Na een aantal workshops met de afdeling Treasury werd besloten alle huidige processen (TRM, IHC, GL-accounting) in de bedrijfscode die AEB Treasury vertegenwoordigde stop te zetten en deze opnieuw te implementeren in de bedrijfscode die AEB vertegenwoordigt. Er kwam dus één bedrijfscode voor één juridische entiteit.

Magda Bleker, Treasury Specialist bij ASICS EMEA: “Dit zou ons tijd besparen op arbeidsintensieve activiteiten, zoals het repliceren van boekingen in de bedrijfscode die AEB vertegenwoordigt. Aangezien interne dealing alleen plaatsvond tussen bedrijfscodes die AEB en AEB Treasury vertegenwoordigden, zou ASICS niet langer gebruik hoeven te maken van de interne dealing-functionaliteit door de twee bedrijfscodes samen te voegen. Het wegvallen van deze activiteiten zou de processen efficiënter maken.”

“Dit zou ons tijd besparen op arbeidsintensieve activiteiten”

Zanders en ASICS stelden vast dat de voorgestelde oplossing een grote implementatie-inspanning zou vergen. Ook zou de flexibiliteit om de TRM- en IHC-processen snel op te splitsen in een nieuwe juridische entiteit, verloren gaan. Maar omdat de voordelen zwaarder wogen dan de nadelen, besloot ASICS door te gaan met het samenvoegen van de twee bedrijfscodes. Zanders begon het project met het bijwerken van de besluitvormingsformulieren, configuratie- en masterdata-conversiedocumenten, die in 2017 tijdens het SAP TRM- en IHC-implementatieproject waren opgesteld en waarin de wijzigingen, risico’s en implicaties van de migratie stonden weergegeven. Vervolgens werd de nieuwe functionaliteit geconfigureerd en getest in een ontwikkelsysteem, om ervoor te zorgen dat het de dagelijkse activiteiten van de treasurers niet zou verstoren en om de betalingsstructuur intact en geldig te houden. Zodra de configuratie in het systeem was bijgewerkt, werden ook de vorige configuratiedocumenten bijgewerkt om de nieuwe wijzigingen in het systeem weer te geven.

Verder verbeteren

Tjemkes: “Rond 2016 hebben we zelf SAP Fashion Management System (FMS) geïmplementeerd in onze Europese kantoren, als pilot voor de hele wereld. FMS is een branche-specifieke oplossing en wij waren het eerste bedrijf dat ermee live ging. Naast Europa draaien nu ook onze vestigingen in onder andere de VS, Canada, China en Australië op dit platform. Maar om het treasurysysteem goed te implementeren, hadden we echt een specialist nodig. Zanders is een zeer professionele serviceprovider, die heel goed weet wat moderne treasury is en hoe treasurysystemen werken. Zonder hen hadden we dit niet kunnen doen. Ze hebben voor ons het projectmanagement gedaan, geholpen bij het schrijven van het projectplan en een testplan gemaakt.”

Ondanks de coronapandemie in 2020 had ASICS een omzet van 328.784 miljoen yen, omgerekend meer dan 2,5 miljard euro. Het bedrijf nam veel tijd om zijn huidige processen te onderzoeken en te zien wat werkte en wat niet. Net als in de sport heeft ASICS aangetoond hoe je vooruit kan gaan als je soms een stap terug doet, door hun processen te verbeteren en ze efficiënter te maken.

De volgende stap voor AEB is het uitbreiden van de functionaliteit rond hedging, zegt Tjemkes. “De hedgecontracten worden nu in het systeem vastgelegd. We willen de transparantie en efficiëntie bij het afsluiten van onze hedge-deals met banken verder optimaliseren, om alle risico’s die daarbij horen te beperken. Ook willen we de waardering van de hedgecontracten verbeteren. Er zijn functionaliteiten in SAP die ons in staat stellen de hedges beter te waarderen. Maar we hebben al veel belangrijke stappen gezet.”

Wilt u meer weten over onze treasurysysteemsupport? Neem dan contact op met Ivo Postma of Anuja Naiknavare via +31 88 991 02 00.